Transformation de la gestion des dispositifs médicaux au sein des hôpitaux d'East Kent
Les hôpitaux universitaires NHS Foundation Trust d'East Kent (EKHUFT), l'un des plus gros établissements NHS Trust d'Angleterre, ont mis en place un suivi RFID des équipements médicaux qui a considérablement réduit le temps passé par le personnel médical et technique à chercher le matériel, et amélioré les niveaux d'utilisation des équipements ainsi que la sécurité des patients.
Le défi
En 2014, l'équipe de gestion de la physique médicale nouvellement nommée a hérité de nombreux défis, dont notamment la gestion d'un grand parc de dispositifs médicaux répartit sur trois sites, un budget en baisse, un nombre de patients en augmentation, et la nécessité d'améliorer une évaluation CQC (contrôle centralisé de qualité) inadéquate.
La solution
Le NHS Trust a choisi d'investir dans le système RFiD Discovery et, simultanément, d'établir des banques de données des dispositifs médicaux dans les trois hôpitaux principaux. À ce jour, approximativement 5 000 dispositifs médicaux, dont 1 000 lits gérés par les banques de données des dispositifs médicaux, ont été équipés d'étiquettes RFID actives dans les établissements NHS Trust.
Comment ça fonctionne ?
Les dispositifs médicaux sont équipés d'une étiquette RFID active qui émet un numéro d'enregistrement unique à intervalles réguliers. Pour lire les étiquettes, un certain nombre de lecteurs en réseau sont placés stratégiquement à divers endroits sur chaque site de l'hôpital. L'équipe de génie clinique utilise également des lecteurs smartphones mobiles pour garantir une couverture complète des hôpitaux afin que chaque information de localisation soit régulièrement mise à jour.
RFiD Discovery a été complètement intégré au système de gestion d'actifs f2 d'East Kent développé par infoHealth, afin d'identifier les dispositifs nécessitant une action et de faciliter la gestion du risque et la conformité.
« Les étiquettes RFID ont mis en évidence un excès de 98 pompes à perfusion, ce qui coûtait environ 150 000 £. Elles ont à présent été retirées de la circulation. »
Andy Barrow, directeur du service de maintenance électronique, ingénierie biomédicale et radiologie.
Avantages
Avant la mise en place du système RFiD Discovery, les pompes à perfusion, coûtant 1 500 £ chacune, étaient régulièrement en pénurie, et le personnel demandait fréquemment l'achat de pompes supplémentaires. Les données de gestion des dispositifs fournis par le nouveau système ont cependant montré qu'entre les trois sites, il y avait un excès de 98 pompes. Ce stock excédentaire a maintenant été temporairement retiré de la circulation et sera disponible lorsqu'il faudra répondre à une demande grandissante, ce qui signifie que le NHS Trust n'aura pas besoin d'acheter des pompes à perfusion supplémentaire pendant très longtemps.
En utilisant RFiD Discovery, le NHS Trust a défini des niveaux de stock pour les zones clés telles que le stock de sécurité dédié au service des urgences. Lorsque les niveaux de stock vont au-delà ou en dessous de seuils prédéfinis, le tableau de bord du système alerte l'équipe d'ingénieurs biomédicaux pour qu'une action corrective puisse être prise, et éviter des retards dans les soins aux patients. Andy explique : « C'est une option vraiment très utile qui garantit que le bon équipement soit au bon endroit au bon moment. »
Il y a trois ans, le contrôle centralisé de qualité (CQC) a trouvé beaucoup de problèmes liés à la disponibilité des dispositifs médicaux appropriés à l'EKHUFT. Un certain nombre de pompes à perfusion n'étaient pas propres, et les services devaient « supplier, emprunter et voler » pour pouvoir mettre la main sur les équipements requis. À présent, avec les banques de données des équipements prises en charge par la RFID, les pompes sont propres, en service, et fonctionnent. Les améliorations sont évidentes dans le dernier rapport du contrôle centralisé de qualité, qui a précisé :
« Nos observations et discussions avec le personnel ont indiqué que l'accès aux équipements est satisfaisant. La mise en place d'une banque de données d'équipement (comprenant l'utilisation d'étiquette RFID) a été bénéfique. »
Rapport qualité du contrôle centralisé de qualité (CQC) pour les hôpitaux d'East Kent, novembre 2015.
Grâce au suivi RFID, les scanners vésicaux sont à présent partagés entre les services. Coûtant 6 000 £ chacun et utilisé pour seulement quelques minutes à la fois, cet appareil est idéal pour une gestion par la banque de données. Les électrocardiographes sont maintenant aussi gérés par la banque de données. Andy commente : « Avec un coût unitaire de 5 500 £, c'est bon de savoir que chaque électrocardiographe est vraiment nécessaire lorsque nous devons remplacer les vieux stocks. Nous avons également pu réduire la maintenance permanente, car il y a moins d'équipement à réviser. »
EKHUFT a conçu ses propres rapports à partir des données de RFiD Discovery et de sa base de données de gestion des actifs. Les rapports comprennent ceux qui permettent de gérer les appareils à haut risque, tels que les défibrillateurs, en indiquant les appareils qui doivent être réparés prochainement, ceux qui sont en retard et l'endroit où le système les a vus pour la dernière fois. Il est ainsi beaucoup plus facile pour les techniciens de hiérarchiser les charges de travail et de localiser les équipements. Andy ajoute : " RFiD Discovery nous a fourni un niveau sans précédent d'informations et de preuves concernant la gestion de nos dispositifs médicaux. Il nous aide à démontrer que nous gérons activement les dispositifs et que nous ne nous contentons pas de réagir aux situations."
Le système a également prouvé qu'il facilitait grandement les comptes rendus d'événements, par exemple en captant si un dispositif est utilisé de la mauvaise façon, ou endommagé pendant son utilisation. Andy explique : « La tête d'un scanner vésical coûte 1 600 £ et elle se casse souvent. À présent, nous avons une piste de vérification montrant où elles ont été utilisées pour la dernière fois, et donc où elles ont été endommagées. Cela nous aide à établir l'imputation interne des coûts de réparation dans le bon domaine, et à identifier les besoins de formation pour éviter de futurs dommages."
Les étiquettes RFID ont mis en évidence un excès de 98 pompes à perfusion, ce qui coûtait environ 150 000 £. Elles ont à présent été retirées de la circulation.
Étiquetage du matériel conforme aux normes GS1
En plus d'utiliser la RFID active, le NHS Trust étiquette également tous ses dispositifs médicaux avec des étiquettes de matériel conformes aux normes GS1 incorporant la technologie RFID passive. L'équipe de génie clinique utilise un chariot RFID spécialement conçu pour effectuer des recherches d'équipement alors qu'il est poussé dans tout l'hôpital. Doté d'une grande distance de lecture, généralement jusqu'à onze mètres, il enregistre la date, l'heure et l'emplacement où est détectée chaque étiquette passive.
Les données sont ensuite envoyées dans la même base de données centralisée utilisée pour effectuer le suivi du matériel comportant des étiquettes RFID actives. De plus, des scanners mobiles sont utilisés pour localiser un élément en particulier dans un service ou un autre lieu.
Scan4Safety
La possibilité d'identification individuelle de chaque dispositif médical à l'aide d'une étiquette de matériel conforme aux normes GS1 aide l'EKHUFT à atteindre les normes Scan4Safety, car elle permet de scanner les équipements et les bracelets des patients pour enregistrer quel dispositif particulier a été utilisé pour le traitement.
Meilleure gestion de l'inventaire
La mise en œuvre de la RFID passive permettra au NHS Trust d'auditer précisément et efficacement tous les dispositifs médicaux. Grâce à l'étiquetage de tous les éléments, l'EKHUFT pourra effectuer un audit complet de tous les équipements en quelques jours, un processus qui aurait normalement pris plusieurs semaines, ou même plusieurs mois.
« RFiD Discovery nous a fourni un niveau sans précédent d'informations et de preuves liées à la gestion de nos dispositifs médicaux. »
