NHS de Plymouth - Gestion des dispositifs médicaux pendant la COVID-19
Après s'être récemment lancé dans la mise en œuvre d'un système RFID Discovery pour suivre 43 000 dispositifs médicaux, le site de démonstration GS1 University Hospitals Plymouth NHS Trust (UHP) constate les premiers bienfaits de la nouvelle technologie dans le cadre de la crise actuelle du coronavirus.
Les équipements des services COVID ont été suivis en priorité et, avec plus d'un tiers de leurs dispositifs médicaux équipés d'étiquettes RFID passives conformes aux normes GS1, l'UHP constate déjà un impact positif sur la gestion des équipements en réponse à la crise.
Visibilité en temps réel des ressources
Cela est dû aux performances élevées de deux lecteurs fixes Impinj xArray qui ont été installés dans la bibliothèque d'équipement médical (MEL) et dans la baie d'entrée du département d'ingénierie clinique, afin de détecter les mouvements d'entrée et de sortie de l'équipement étiqueté. Bien que cela ne représente qu'une petite fraction des 92 lecteurs fixes prévus qui feront partie du système, l'UHP a déjà constaté les avantages impressionnants de la surveillance de ces deux endroits essentiels.
L'équipe d'ingénierie clinique dispose désormais d'une visibilité en temps réel de tous les appareils renvoyés dans la zone de décontamination du MEL grâce au portail web RFID Discovery.
Identifier les dispositifs des unités COVID
Alex Peters, technicien en ingénierie clinique assistant la mise en œuvre à l'UHP, explique :
"Le système nous permet de déterminer rapidement si un appareil provenant d'un service suspecté d'être touché par la COVID a été déposé et de nous assurer qu'il est traité de manière appropriée. Ce système est associé à d'autres mesures que nous avons mises en place, telles que des points de dépôt physiques différents pour les services en fonction de leur statut COVID.
"Le système nous a été extrêmement utile en suivant les appareils au fur et à mesure de leur arrivée et de leur départ, ce qui nous permet de savoir s'ils sont activement utilisés. Plus important encore, nous pouvons désormais voir instantanément les appareils en stock, ce qui évite au personnel clinique de se rendre à la MEL.
La possibilité de vérifier les stocks en temps réel via un portail en ligne sera également mise à la disposition du personnel clinique, ce qui leur permettra de connaître la disponibilité des appareils provenant de la MEL ou même des services voisins sans avoir à contacter l'équipe d'ingénierie.
Le système nous a été extrêmement utile en suivant les appareils au fur et à mesure de leur arrivée et de leur départ, ce qui nous permet de savoir s'ils sont activement utilisés. Plus important encore, nous pouvons désormais voir instantanément les appareils en stock, ce qui évite au personnel clinique de se rendre à la MEL.
Principaux avantage
- Identification des biens dans les unités COVID
- Réduction du temps consacré à la recherche d'appareils
- Visibilité en temps réel des appareils disponibles dans la bibliothèque d'équipements médicaux
- Audit rapide des appareils
- Identification simplifiée des appareils en cours d'utilisation
Faire face aux changements constants
Pendant cette période difficile de lutte contre l'épidémie de virus, la gestion des dispositifs médicaux à l'UHP a été compliquée par le fait que plusieurs services et départements ont été déplacés, non seulement en interne mais aussi vers des sites externes, dans le but d'assurer la sécurité des services et d'augmenter la capacité de l'unité de soins intensifs de 28 à 110 si nécessaire.
L'infrastructure informatique permettant le suivi n'étant pas encore totalement en place, le Trust n'est pas toujours en mesure de localiser activement et en temps réel l'emplacement d'un appareil une fois qu'il a quitté l'atelier. En attendant, deux chariots mobiles et plusieurs lecteurs portables ont été utilisés pour effectuer des recherches d'équipements dans d'autres lieux de l'établissement.
Steve Puleston, responsable du développement commercial à l'UHP, explique :
"Les scans mobiles ont dû combler les lacunes en matière de connaissances jusqu'à ce que notre infrastructure complète soit en place. En cette période de changements constants, il était essentiel de s'assurer que le personnel disposait d'un niveau de connaissance supplémentaire pour confirmer l'endroit qu'il auditait, afin que les informations synchronisées avec la base de données soient exactes. Mais cela en a valu la peine, car il est maintenant beaucoup plus facile de localiser les appareils pour des tâches telles que le ré-appel et le re-déploiement".
Grâce à des vérifications régulières dans tous les services, les données seront enrichies par de nombreux emplacements "vus pour la dernière fois", ce qui rendra les informations disponibles plus précises et aidera le personnel technique et médical à localiser rapidement les appareils.
En réponse à la Covid-19, l'UHP a également reçu des milliers de nouveaux appareils, y compris des ventilateurs, qui ont été rapidement mis en service. Chaque nouvel appareil est enregistré dans la base de données et muni d'une étiquette RFID, ce qui permet de le suivre immédiatement.
Autres avantages
Enfin, le Trust a également constaté un certain nombre d'avantages directs, simplement dus au processus d'audit du passage à la RFID.
Steve Puleston a ajouté :
"Le ré-étiquetage de milliers d'appareils en RFID a été l'occasion idéale d'auditer l'ensemble de notre base de données et de déterminer les appareils qui ne sont plus actifs parce qu'ils ont été égarés, endommagés ou mis hors service. Dans un exemple récent, nous avons dû déterminer rapidement combien de moniteurs Draeger Delta figurant dans notre base de données étaient disponibles pour un redéploiement en cas de besoin. Nous avons pu établir instantanément et en toute confiance que 171 des 227 moniteurs enregistrés dans la base de données étaient actifs et disponibles en cas de besoin.
Malgré tous les enjeux supplémentaires liés au coronavirus, l'équipe d'ingénierie clinique dévouée de l'UHP est parvenue à mettre en œuvre le nouveau système plus tôt que prévu.
Sandie Wills, chef de projet Scan4Safety à l'UHP, commente :
"Au départ, nous craignions que la mise en œuvre de la solution soit ralentie par la crise actuelle. Au contraire, nous l'avons utilisée comme une opportunité de mettre le système en place et de le faire fonctionner plus rapidement, afin que nous puissions en bénéficier pendant cette période difficile.
La prochaine étape consiste à installer les 90 lecteurs fixes restants dans les zones prioritaires du site du Trust et à mettre en place un programme de sensibilisation et de formation du personnel à l'utilisation du moteur de recherche Discovery, afin que l'ensemble du personnel clinique soit en mesure de localiser l'appareil le plus proche."
