Comment le groupement hospitalier de Plymouth suit 40 000 dispositifs médicaux
Depuis qu'il a installé la plus importante solution RFID de traçabilité conforme GS1 à travers ses sites pour suivre 40 000 équipements médicaux, le groupement hospitalier de Plymouth (UHP) constate des avantages notables dans toute son organisation.
Pour la mise en place de ce système, UHP a reçu une grande reconnaissance dans le secteur et au-delà, notamment en remportant le prestigieux prix mondial du RFID Journal pour la meilleure mise en œuvre de la RFID dans le secteur de la santé.
Le projet a débuté en pleine pandémie du COVID-19, et a vu plus d'un tiers des dispositifs médicaux de l'hôpital équipés d'étiquettes RFID passives conformes à la norme GS1. La mise en œuvre est maintenant en phase finale et représente aujourd'hui l'une des plus vastes utilisations de la technologie RFID dans le secteur de la santé. Le nouveau système a permis un changement déterminant, en aidant le plus grand hôpital du sud-ouest de l'Angleterre à améliorer son efficacité opérationnelle, à réduire ses coûts et à améliorer la sécurité des patients.
Visibilité en temps réel des équipements
Les avantages de la technologie RFID en tant que moyen rapide et précis de capturer les données de localisation des équipements dans un bâtiment de 12 étages sont déjà démontrés à l'UHP.
120 lecteurs fixes haute performance Impinj Speedway localisent 5 000 dispositifs médicaux, 5 000 matériels stériles ainsi que 10 000 équipements informatiques qui sont actuellement ajoutés au système. Ce dernier assure désormais le suivi de l'ensemble de la base de données des équipements étiquetés afin de réduire le temps que le personnel clinique et les techniciens consacrent à leur recherche. Il contribue également à améliorer la disponibilité des appareils, à réduire les coûts associés aux pannes imprévues, tout en aidant l'hôpital à atteindre son objectif primordial d'amélioration de la sécurité des patients, conformément au programme Scan4Safety du système hospitalier britannique.
Quel est le fonctionnement ?
Des étiquettes RFID passives, entièrement conformes aux normes GS1, sont apposées sur chaque article à suivre, en remplacement des étiquettes existantes. Elles sont codées avec un identifiant unique qui est lié à une ressource particulière dans la base de données lors de l'enregistrement. Contrairement aux étiquettes actives, les étiquettes RFID passives ne nécessitent pas de batterie mais utilisent une source d'énergie externe pour déclencher une transmission de signal, comme un lecteur RFID passif mobile ou un réseau de lecteurs fixes. Les signaux reçus par les lecteurs sont ensuite transmis à une base de données centrale qui fournit des informations de localisation au personnel clinique et aux ingénieurs médicaux.
Le fait de pouvoir localiser rapidement les appareils grâce au suivi RFID continuera à avoir des effets positifs à long terme pour l'UHP. Par exemple, les audits des services prennent déjà 90 à 95 % de temps en moins, ce qui permet à l’UHP d'économiser environ 10 000 £ par an sur les contrats de maintenance
Le système a été extrêmement bénéfique grâce au suivi des appareils au fur et à mesure de leur entrée et de leur sortie, ce qui nous permet de voir s'ils sont activement utilisés. Plus important encore, nous pouvons maintenant voir d'un coup d'œil ce qui est en stock, ce qui évite au personnel clinique un voyage inutile au stockage central des équipements.
En plus de son vaste réseau de lecteurs fixes, UHP utilise également deux types différents de lecteurs RFID passifs mobiles. Il s'agit notamment de 10 scanners portables Android intelligents compatibles avec la RFID, dont la portée de lecture peut atteindre six mètres, et qui sont utilisés pour localiser des équipements spécifiques.
L'UHP utilise également deux chariots mobiles, chacun équipé d'un lecteur Impinj pour détecter les biens et les stocks étiquetés lorsqu'ils sont poussés sur le site de l'hôpital, avec une portée de lecture allant jusqu'à 11 mètres. Ensemble, les solutions mobiles offrent aux équipes techniques et d'ingénierie de l'hôpital un moyen rapide et efficace d'effectuer régulièrement des audits internes dans les différents services.
Une localisation puissante en temps réel
L'UHP est l'un des six sites démonstrateurs choisis par le «?Department of Health and Social Care?» (DHSC) en 2016 pour participer au programme Scan4Safety, une première mondiale. Cet ambitieux projet a été lancé pour démontrer la mise en œuvre des normes GS1 et PEPPOL au sein du système hospitalier britannique. Sur une période de deux ans, l'UHP a travaillé avec succès à la mise en œuvre de normes, de codes à barres et d'une méthode de travail commune afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle et d'accroître la sécurité des patients.
Grâce à l'utilisation d'un étiquetage conforme à la norme GS1, l'UHP a également pu consacrer plus de temps aux soins des patients et réduire les niveaux de stock dans toute son organisation.
Avec plus de 120 lecteurs fixes et 350 antennes connectées, combinés à des lecteurs mobiles et des interfaces connectées, le système déployé à l'UHP constitue l'une des infrastructures de lecteurs RFID passifs les plus importantes et les plus denses dans un hôpital au Royaume-Uni, capable de fournir des informations de localisation puissantes en temps réel avec le potentiel d'économiser des millions de livres sterling chaque année.
Principaux avantages
- Réduction du temps passé à chercher des appareils
- Plus de temps dédié aux soins des patients
- Visibilité en temps réel des équipements disponibles
- Amélioration de l'entretien préventif planifié (PPM) et des taux de conformité
- Réduction de 90 à 95% du temps nécessaire à l'audit des dispositifs
- Données précieuses pour la planification future
Aide à la localisation rapide des appareils
L'un des principaux moyens par lesquels le système s'est avéré le plus utile est d'aider à localiser rapidement les appareils, en veillant à ce qu'ils soient disponibles au bon endroit et au bon moment pour les soins aux patients.
Alex Peters, développeur du registre des équipements médicaux chez UHP, déclare :
"La difficulté de localiser les appareils a conduit à des situations où ceux-ci n'étaient pas disponibles quand on en avait besoin. L'incertitude quant à la disponibilité des dispositifs signifiait que les services gardaient les équipements même non utilisés, ce qui aggravait encore le problème. Le fait d'avoir une visibilité sur l'emplacement des appareils grâce à un système de suivi central permet de résoudre efficacement ce problème."
Le système a également permis de gérer des milliers de dispositifs de soins intensifs nouvellement achetés, tels que des respirateurs, à un moment où il était essentiel de maximiser l'utilisation de ces équipements. Il a également soutenu les efforts de l'hôpital en matière de contrôle des infections en fournissant une visibilité sur les appareils provenant des salles à risque d’être infectées par le COVID et qui nécessitaient un nettoyage spécifique.
Améliorer la conformité
Grâce au système RFID, qui aide le personnel technique à localiser les appareils devant faire l'objet d'une maintenance, la technologie a également permis d'améliorer la conformité et de réduire les risques de défaillance des équipements.
Les services internes, y compris le département d'ingénierie clinique du groupement, comptent sur le maintien de cette conformité pour pouvoir conserver leur statut et leur attrait pour les contrats de maintenance avec les sites externes privés dans le sud-ouest de l'Angleterre. Ces contrats représentent actuellement un revenu de 360 000 £ par an pour l'organisation.
Réduction des retards
Un autre avantage considérable du système RFID est la réduction des retards dans le traitement des patients et des coûts associés résultant de l'indisponibilité des équipements au moment voulu.
Les derniers rapports montrent que le blocage des lits dans les hôpitaux a augmenté de 42 % et que le séjour moyen d'un patient coûte 400 £ par 24 heures. Le manque d'équipement médical au moment voulu - ou le temps perdu à chercher des appareils - contribue à ces retards. L’UHP estime que réduire le temps de séjour d'un patient à l'hôpital d'une seule heure par sortie, peut générer des économies potentielles de 620 000 £ par an.
En outre, le groupement dépensait 46 000 £ par an en équipements loués. Une grande partie de ces coûts est due à l'impossibilité de localiser les équipements lorsqu'ils doivent être rendus, ce qui entraîne des frais supplémentaires inutiles. Le fait de pouvoir suivre et garantir le retour en temps voulu des appareils loués permet désormais de réduire les coûts de location d'environ 30 %, ce qui équivaut à une économie potentielle de 15 000 £ par an.
Réduire le temps et les coûts
"Le fait de pouvoir localiser rapidement les appareils grâce au suivi RFID continuera à avoir des effets positifs à long terme pour l'UHP", explique Alex. "Par exemple, les audits des services prennent déjà 90 à 95 % de temps en moins, ce qui permet à l’UHP d'économiser environ 10 000 £ par an sur les contrats de maintenance".
L'effort initial de ré-étiquetage a également permis de réaliser un audit "coup de balai". L'étiquetage de 25 000 dispositifs médicaux a fourni une excellente occasion de procéder à une analyse manuelle et détaillée des équipements médicaux d'une valeur totale de plusieurs millions de livres sterling.
Améliorer les soins aux patients
La réduction du temps consacré à la recherche d'équipements continuera également à porter ses fruits, avec des gains de temps potentiels encore plus importants pour le personnel clinique.
Selon une enquête du Nursing Times, le personnel infirmier passe en moyenne une heure par équipe à chercher du matériel. L'hôpital employant actuellement 2 500 infirmiers et aides-soignants, des estimations internes prévoient que le personnel pourrait économiser plus de 3 850 heures par semaine à la recherche d'appareils. Cela équivaut à plus de 100 infirmières à temps plein qui pourraient alors consacrer leur temps aux soins des patients.
Depuis la mise en œuvre quasi complète du projet, on estime que le personnel passe déjà 50 % de temps en moins à chercher des appareils, ce qui représente une économie de 20 000 livres sterling par an pour le personnel technique, avec un potentiel d'économies annuelles de 2,6 millions de livres sterling pour l'équipe clinique une fois que le déploiement du programme de formation à l'échelle du groupement sera terminé.
Alors que nous approchons de l'achèvement du projet, nous sommes convaincus que nous obtiendrons encore plus d'avantages que prévus pour atteindre notre objectif principal - améliorer la sécurité des patients - et finalement aider notre hôpital à sauver plus de vies.
Quelle est la prochaine étape ?
L'UHP a déjà reçu de nombreuses distinctions dans le secteur, et au-delà, pour sa mise en œuvre de la technologie de suivi RFID, notamment le prix de la meilleure mise en œuvre globale dans le domaine de la santé lors de la prestigieuse remise des prix du RFID Journal en mai 2022.
À l'heure actuelle, l'ensemble de l'infrastructure du projet RFID est situé dans le bâtiment principal de l'hôpital central de l'UHP. Cependant, il existe déjà des plans avancés pour l'étendre à des réaménagements et à des agrandissements en interne et sur des sites externes. L'approbation financière est déjà en place pour l'expansion et la rénovation d'un grand service d'urgence, des théâtres modulaires au Royal Eye Infirmary, et le centre de traitement des déchets hospitaliers. Il est également possible d’utiliser le système à l'avenir le service qui gère les biens immobiliers (entretien des bâtiments...), les magasins et le suivi des patients.
