Gestion des stocks au sein de l'hôpital Addenbrooke
L'utilisation de la technologie RFID pour centraliser et rationaliser la gestion de l'approvisionnement des salles d'opération a libéré du temps pour le personnel médical, optimisé la constitution de stocks et réduit le gaspillage dans les hôpitaux universitaires NHS Trust de l'université de Cambridge (CUH).
Dans un hôpital pour malades aigus, la préparation du matériel pour les procédures programmées et d'urgence prend beaucoup de temps pour le personnel médical. Avec 1 000 lits, 61 services et 35 salles d'opération, l'hôpital Addenbrookes (qui fait partie des hôpitaux universitaires NHS Trust de l'université de Cambridge) est l'un des plus gros hôpitaux du Royaume-Uni. C'est pourquoi le CUH (Cambridge University Hospitals) a énormément bénéficié de la mise en œuvre de la technologie RFID dans le domaine de l'approvisionnement des salles d'opération.
Le défi
Les principales raisons de la mise en place des solutions RFiD Discovery pour l'équipement des salles d'opération du CUH (Cambridge University Hospitals) étaient :
- Un gros volume de stock était détenu au niveau des salles d'opération, mobilisant des ressources et prenant de la place.
- Il y avait un manque de visibilité sur le taux réel d'utilisation des stocks.
- Le système d'inventaire se reposait sur le personnel des salles d'opération pour rapporter et consigner manuellement l'utilisation des éléments de l'inventaire, ce qui prenait un temps précieux et était enclin aux erreurs et omissions.
- Le personnel médical passait beaucoup de temps à gérer les stocks et préparer le matériel pour les interventions.
La solution
Le CUH (Cambridge University Hospitals) utilisait déjà les solutions de RFiD Discovery avec succès depuis plusieurs années dans le service de génie clinique, pour effectuer un suivi et localiser le matériel médical mobile. Lorsque le directeur de la chaîne logistique, Phillip Lapish, a commencé à rechercher un système RFID pour rationaliser le processus de préparation des kits de procédures pour les interventions individuelles, il a donc choisi le système d'inventaire RFiD Discovery.
Le NHS Trust doit être le premier organisme du Royaume-Uni à mettre en œuvre un service centralisé d'équipement des salles d'opération en utilisant la technologie RFID, et ce service prépare à présent entre 100 et 120 kits par jour pour des interventions chirurgicales programmées et plus de 50 kits pour les cas d'urgence et d'imprévu. Tous les équipements requis par le personnel des salles d'opération pour une procédure spécifique sont rassemblés dans une caisse de manutention spécifique à chaque patient. Chaque caisse contient une étiquette RFID (identification par radiofréquence) permettant son identification propre.
Phil commente :
« Cela nous permet de capter précisément le coût de chaque intervention, et en même temps, cela permet au personnel médical de se concentrer sur les soins aux patients. »
Cela nous permet de capter précisément le coût de chaque intervention, et en même temps, cela permet au personnel médical de se concentrer sur les soins aux patients.
Comment ça fonctionne ?
Toutes les trousses de matériel médical sont standardisées, par exemple en neurochirurgie où 400 différentes procédures sont possibles, il y a maintenant 12 kits de procédure différents.
Elles ont été mises au point sur la base des informations fournies par le personnel chirurgical de premier plan pour créer un registre des équipements requis pour chaque type de procédure. Le personnel des salles d'opération ajoute toutes les interventions chirurgicales programmées sur le système centralisé de dossiers électroniques des patients du NHS Trust, Epic.
Cette action émet automatiquement une liste de tous les éléments requis dans le magasin d'approvisionnement destinés aux interventions programmées. Grâce à une interface, ces listes sont également envoyées vers le système RFiD Discovery, prêtes à être préparées.
Préparation des commandes
Dans le magasin d'approvisionnement du CUH (Cambridge University Hospitals), des caisses de manutention spécifiques pour chaque patient sont préparées par une équipe de manutentionnaires qui rassemble tout le matériel nécessaire pour chaque intervention dans le magasin central en utilisant un scanner douchette portable RFiD Discovery.
La douchette reçoit une liste complète d'éléments attribués à chaque kit particulier. En utilisant la technologie RFID, ils captent l'identifiant numérique unique stocké dans l'étiquette RFID passive et, pour accélérer la préparation des commandes, la douchette affiche l'emplacement exact de chaque élément dans les rayonnages. Une fois complétée, la caisse de manutention est scellée avec une étiquette de sécurité. Si tous les éléments requis n'ont pas été rassemblés et scannés, le système empêche automatiquement la complétion de la caisse de manutention. Ceci améliore la sécurité des patients en garantissant que tous les éléments requis sont à disposition lorsqu'ils sont nécessaires.
Stock supplémentaire des salles d'opération
En plus des kits spécifiques aux patients qu'ils reçoivent, chaque salle d'opération garde toujours un stock local. Dans la zone de recharge sont stockés des articles de faible valeur et à fréquence de rotation élevée telle que les seringues, aiguilles, bandages et housses de protection de chariots. Chaque salle d'opération possède également un magasin pour les éléments à haute valeur ajoutée, mais de faible prévisibilité, tels que des implants de différentes tailles ou des agrafeuses linéaires. Tous les éléments stockés dans ces magasins sont équipés d'étiquettes RFID passives.
Après l'intervention
Lorsqu'une procédure est finie, les caisses de manutention sont renvoyées dans le magasin avec les étiquettes RFID des caisses spécifiques aux patients, les emballages des éléments utilisés et les éléments non utilisés inclus. Tous les éléments non utilisés sont scannés de retour dans les stocks et replacés dans le magasin.
Phil Lapish commente :
« Ce processus de retour nous permet de capter le coût total du patient. Il nous permet également d'effectuer un suivi de l'utilisation de ces éléments, afin de nous assurer qu'ils sont bien réapprovisionnés en prévision de leur prochaine utilisation. »
Avantages :
L'utilisation de la RFID couplée aux nouveaux processus signifie que le réapprovisionnement des stocks est maintenant mené par la consommation, ce qui veut dire que seuls les éléments utilisés sont réapprovisionnés, et que cela élimine la nécessité de garder un gros volume de stock au cas où.
La réduction des stocks au niveau des salles d'opération a entraîné un gain de place. Le service de neurochirurgie, par exemple, a réduit leurs salles de réserve de trois pièces à seulement une.
Avec ces services d'équipement et de recharge, le CUH (Cambridge University Hospitals) a pu réduire les coûts par cas grâce à la réduction du gaspillage et du nombre d'éléments utilisés pour chaque intervention.
Phil nous donne plus de détails :
"L'adoption de la procédure de préparation d'équipement a contribué à une tendance à la baisse du coût des consommables par cas. Notre analyse montre que le coût par opération a baissé entre 2,5 et 7,4 % dans les services spécialisés où la solution a été déployée en premier, comme en neurochirurgie."
Les retours du personnel médical sont très positifs. La solution de préparation d'équipement centralisée signifie que les praticiens du service bloc opératoire et le personnel infirmier n'ont pas besoin de quitter la zone des salles d'opération tout au long de leur programme quotidien. Cela libère un temps précieux et améliore la sécurité des patients, car le personnel peut se concentrer sur les soins aux patients.
Phil remarque :
« Lorsque la préparation d'équipement des salles d'opération n'était pas centralisée, le personnel médical passait en moyenne au moins une heure par jour et par salle d'opération à préparer l'équipement nécessaire aux interventions chirurgicales. Bien que nous ne puissions pas chiffrer précisément le temps économisé, cela fait une énorme différence pour le personnel travaillant dans les salles d'opération."
Helen Torode, chef d'équipe médicale, explique :
« On gagne beaucoup de temps l'après-midi, quand on a un programme chargé. C'est bien plus facile maintenant, plutôt que de libérer quelqu'un pour préparer les équipements, on a juste besoin d'aller chercher les kits au bout du couloir. »
Avant la mise en œuvre de cette solution, les équipements étaient rassemblés par un membre de l'équipe médicale, souvent l'assistant opératoire le dernier arrivé et qui avait le moins d'expérience, en se basant sur les fiches de préférences du chirurgien. Certaines de ces fiches étaient écrites à la main, ne comprenaient pas de code produit et n'indiquaient pas où trouver les éléments demandés.
Avant la mise en œuvre de la solution de kitting central, il y avait un manque de visibilité sur ce qui était réellement utilisé pour chaque procédure. Avec la nouvelle solution en place, CUH enregistre précisément le coût de l'opération individuelle par rapport au numéro du patient sans prendre de temps médical.
La centralisation de la préparation d'équipement a amélioré les processus d'approvisionnement du CUH (Cambridge University Hospitals) et aide énormément pour la standardisation des produits dans tout l'hôpital. De plus, le transfert des opérations transactionnelles de l'équipe médicale à l'équipe approvisionnement ainsi que l'automatisation des procédures appliquées à ces transactions ont entraîné une baisse de 69 % des bons de commande manuels dans les bureaux de direction des salles d'opération.
Un bénéfice inattendu a été la déclaration plus précise de l'utilisation de certains éléments qui sont exclus des tarifs du système de santé publique du Royaume-Uni (NHS) tel que la colle de fibrine. Cela signifie que la demande de remboursement de ces sommes auprès des autorités locales pour l'utilisation de ces éléments a allégé le budget serré du NHS.
Phil continue :
" Avec la mise en place des étiquettes RFID, nous ne dépendons plus uniquement du personnel médical pour enregistrer l'utilisation d'éléments exclus des tarifs, et nous avons donc pu faire la demande de remboursement d'une plus grande proportion des coûts. Alors que de plus en plus de ces produits sont étiquetés avec la RFID, nous nous attendons à ce que nos déclarations s'améliorent encore davantage, économisant ainsi les précieuses ressources du NHS Trust."
La mise en œuvre d'une identification de produit unique constitue un pas en avant vers la préparation de la mise en conformité réglementaire requise par le Département de la Santé. D'ici 2019 / 2020, cette réglementation exige de chaque établissement de catégorie NHS Trust qu'il adopte les normes GS1 dans des domaines allant de l'identification des patients au rappel de produits en passant par la gestion des dossiers médicaux ou l'approvisionnement.
Et après ?
Les processus de préparation d'équipements des salles d'opération sont à présent utilisés dans les 35 salles d'opération du CUH (Cambridge University Hospitals). Un total de 200 différents kits sont fournis pour 12 services spécialisés, dont notamment les services de neurologie, cardiologie, urologie et gynécologie.
Mais Phil et son équipe continuent à peaufiner les processus de préparation d'équipements des salles d'opération afin d'en maximiser les bénéfices. Phil explique :
« Pour certains kits, nous avons un taux de retour de 100 % de certains éléments pendant une période donnée. Nous sommes donc convaincus qu'ils peuvent être éliminés des futurs kits pour gagner du temps et rendre le processus encore plus fluide. »
L'équipe de préparation d'équipement recueille précisément les données concernant la fréquence de recharge chacun des magasins locaux des salles d'opération. Cela leur permet de justifier les éléments du stock qui n'ont pas été réapprovisionnés, et de voir lorsqu'aucun stock des magasins locaux n'a été utilisé, ou très peu utilisé. Cela permet au CUH (Cambridge University Hospitals) de constamment modifier les niveaux de recharge pour libérer des capitaux et de l'espace en éliminant l'inventaire inutile.
Le futur
Phil se rend bien compte que le CUH (Cambridge University Hospitals) ne fait que commencer à exploiter les avantages potentiels que peut offrir la technologie RFID :
« Actuellement, nous n'effectuons le suivi des éléments qu'en programmant l'identification des éléments du stock sur les étiquettes que nous apposons. Avec la mise en œuvre des normes GS1, nous pourrons effectuer le suivi d'implants spécifiques avec un numéro de série pour créer un processus totalement passif qui associera les implants aux patients, ce qui serait considéré comme une référence en matière de sécurité des patients."
Les ressources limitées d'effectifs restreignent actuellement la gamme de procédures préparée dans le magasin central ainsi que les éléments locaux qu'ils étiquettent. Des projets de développement sont en réflexion dans d'autres domaines, notamment en cardiologie et radiologie d'intervention. Phil :
« Cela nous aiderait à accroître notre niveau d'exactitude dans la capture des éléments exclus des tarifs, et ainsi réduire le risque financier pour le NHS Trust de ne pas recevoir tous les revenus auxquels nous avons droit. »
